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Einführung der eAkte
Die Digitalisierung verändert die öffentliche Verwaltung grundlegend. Ein zentraler Baustein dabei ist die Einführung der elektronischen Akte (eAkte), die die papierbasierte Schriftgutverwaltung durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) ersetzt. Ziel ist es, Geschäftsprozesse schneller, effizienter sowie bürger- und mitarbeiterfreundlicher zu gestalten.
In diesem Seminar erfahren Sie, warum die Aktenführung für Verwaltungen so wichtig ist und welche Aufgaben und Ziele damit verbunden sind. Sie lernen die Vorteile der eAkte kennen, beschäftigen sich mit den organisatorischen Veränderungen und entwickeln konkrete Schritte für die Einführung in Ihrer eigenen Organisation. Auch Themen wie Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung sowie Veränderungsmanagement werden praxisnah behandelt.
So erhalten Sie das notwendige Rüstzeug, um den Umstieg zur eAkte erfolgreich zu gestalten und Ihre Verwaltung fit für die digitale Zukunft zu machen.
Inhalte
- Warum führen wir Akten
- Grundsätze, Aufgaben und Ziele der Schriftgutverwaltung
- Was ist eine elektronische Akte?
- Ziele und Nutzen der E-Akte
- Veränderungen durch die E-Akte (Organisation, Prozesse, Arbeitsweise)
- Umgang mit Posteingängen und –ausgängen
- Einführung der E-Akte
- Veränderungsmanagement
Für wen eignet sich das Seminar?
Das Seminar richtet sich an Fach- und Führungskräfte aus der öffentlichen Verwaltung, die mit der Einführung und Umsetzung der elektronischen Aktenführung befasst sind, z.B. Mitarbeitende aus Organisation, IT, Dokumentenmanagement sowie Projektleitungen, die den Umstieg auf die eAkte in ihrer Behörde planen oder begleiten.
Dozentinnen & Dozenten
Philipp Späth M.A.
ist Dipl.- Verwaltungswirt (FH), stellvertretender Gesamtprojektleiter bei der Stadtverwaltung Freiburg und verantwortlich für die Koordination, Planung und Steuerung mehrerer, parallellaufender Projekte zur Einführung der elektronischen Aktenführung in den einzelnen Dienststellen der Stadt. Er ist Mitglied im Leitungsteam des interkommunalen Anwenderkreises für Dokumentenmanagement Baden-Württemberg.
Wissen, wie Sie den Umstieg von Papier zur eAkte planen und gestalten