Wenn Sie dieses Schild an Ihrem Arbeitsplatz entdecken und sich fragen: „Dürfen die das überhaupt?“, dann haben Sie schon begonnen, sich mit einem wichtigen Thema dieser Zeit zu beschäftigen: dem Datenschutz!

Mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) hat sich im Mai 2018 der Datenschutz auch in Deutschland verschärft und wirft immer wieder neue Fragen auf, die uns mehr denn je im privaten wie beruflichen Alltag begegnen. Insbesondere die pandemiebedingte Zunahme digitaler Arbeitsformen hat verstärkte Aufmerksamkeit auf den Umgang mit Daten, deren Schutz und Sicherheit gelenkt. Damit kommt auch der Position des/der Datenschutzbeauftragten im Unternehmen eine immer wichtigere Rolle zu.

Wir beantworten die wichtigsten Fragen zum/zur Datenschutzbeauftragten!

Wer braucht eine/n Datenschutzbeauftragte/n?

Viele Unternehmen, Behörden und andere öffentliche Stellen sind per Gesetz dazu verpflichtet, eine/n Datenschutzbeauftragte/n zu benennen. Laut §38 BDSG muss die Benennung eines/einer Datenschutzbeauftragten erfolgen, wenn in einem Unternehmen mindestens zwanzig Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden muss ein/e betriebliche/r Datenschutzbeauftragte/r auch dann benannt werden, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist, wenn personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zwecke der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung automatisiert werden.

Das trifft auf einen Großteil der Unternehmen zu; die meisten brauchen eine/n Datenschutzbeauftragten!

Welche Aufgaben hat ein/e Datenschutzbeauftragte/r?

Der/die Datenschutzbeauftragte soll die Verantwortlichen und die Beschäftigten im Unternehmen über die geltenden Pflichten nach der DSGVO und die sonstigen Datenschutzvorschriften informieren, unterrichten und beraten. Er/sie hat den Auftrag, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der Strategien des Unternehmens zum Schutz personenbezogener Daten im Auge zu behalten.

Um dies zu gewährleisten, soll er/sie die Mitarbeitenden im Umgang mit Daten schulen, sie dafür sensibilisieren und schließlich auch überprüfen. Auf Anfrage der Verantwortlichen (Unternehmensleitung) übernimmt er/sie auch Beratungstätigkeiten in Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung sowie mit der Überwachung ihrer Durchführung.

Gegenüber der Aufsichtsbehörde stellt der/die Datenschutzbeauftragte die erste Anlaufstelle dar.

Welche Voraussetzungen sollte der/die Datenschutzbeauftragte erfüllen?

Der/die Datenschutzbeauftragte  wird auf der Grundlage seiner/ihrer beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt, das er/sie auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt. Das erforderliche Fachwissen orientiert sich dabei am Umfang der Datenverarbeitung im Unternehmen und dem Schutzbedarf der personenbezogenen Daten. Das variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Grundkenntnisse der einschlägigen Datenschutzvorschriften sowie technische und organisatorische Kenntnisse im Hinblick auf Datenschutz und -sicherheit müssen vorhanden sein (bzw. die Bereitschaft, sich diese anzueignen).

Darüber hinaus sollte die ausgewählte Person in der Lage sein, die in Art. 39 genannten Aufgaben auszuführen (Art. 37 Abs. 5 DSGVO). D.h. er/sie sollte über Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Loyalität und Belastbarkeit verfügen. Er/sie muss in der Lage sein, die Interessen des Datenschutzes neutral zu vertreten und diese ggf. trotz interner Hürden durchzusetzen.

Manche Personen sind allein aufgrund ihrer Position für diese Aufgabe NICHT geeignet. So darf zum Beispiel ein/e Geschäftsführer/in niemals gleichzeitig Datenschutzbeauftragte/r im eigenen Unternehmen sein. Auch bei Führungskräften aus IT, Marketing oder Personal kann es zu Interessenskonflikten kommen, da gerade in diesen Bereichen oftmals datenschutzrechtliche Besonderheiten zu beachten sind.