Digitalisierung der Verwaltung – Kommune der Zukunft (Peter Klinger)

• Der Rahmen für E-Government: Die Digitalisierung von Staat und Gesellschaft
• Handlungsfelder von Smart Citys/Smart Regions mit praktischen Beispielen
• Zum Nachdenken und Diskutieren: Braucht die Kommunalverwaltung einen Transformationsprozess zur digitalen Verwaltung überhaupt?
• Die rechtlichen Grundlagen für die Verwaltungsdigitalisierung
  • Das E-Governmentgesetz / Das Onlinezugangsgesetz / Die Verwaltungsverfahrensgesetze
  • Novelle des EGovG Bund und des OZG
  • Das Registermodernisierungsgesetz
• Unterstützung der Kommunen durch das Land BW – service.bw
• Ein Schlüssel für rechtsverbindliche Online-Services: Die Digitale Identität
  • Nutzerkonto Bund und Organisationskonto
• Zielbild der digitalen Verwaltung von morgen:
  • Grundlagen und Voraussetzungen für eine Digitale Verwaltung
  • Führung und Leitung in einer Digitalen Kommune
  • Was muss die Verwaltung zukünftig können?
  • Bedeutung der Digitalisierung für die Beschäftigten
  • Wie können herkömmliche Verwaltungsstrukturen angepasst werden?
  • Top down – button up – Welcher Weg ist in diesem Prozess der richtige
  • Zentrale Rollen und Funktionen zur  Digitalisierungstransformation

Veränderung – Chance oder Herausforderung? (Dominic Schad )

• Change-Management – Grundlagen, Rahmenbedingungen
• Der Mensch im Veränderungsprozess
• Phasen einer Veränderung
• Motivation zu Veränderung
• Umgang mit Ambivalenzen und Widerstand
• Voraussetzungen für erfolgreiches Lernen
• Gestaltung von Lernprozessen
• Erfolgsfaktoren für Veränderungsprozesse und Kommunikation von Veränderungsprozessen, die Menschen mitnehmen und begeistern
• Umgang mit Krisen im Veränderungsprozess
• Typologie von persönlichen Krisen und ihren Bewältigungsstrategien
• Die menschliche Stressreaktion und ihre Auswirkungen
• Gesprächstechniken zur Stabilisierung von Menschen in Veränderungsprozessen und Krisen
• Veränderte Anforderungen an Führung in einer zunehmend digitalen Welt
• Methoden der Partizipation
• Reflexion und praktische Übungen

Einführung von DMS-Systemen (Thomas Heucken)

• Skizzierung Weg zur Einführung der E-Akte inkl. Festlegung Akteure, Projektkommunikation, usw.
• Anleitungen für die Einführung der E-Akte inkl. Beispielen und Empfehlungen
• Einführung in Scan-Konzepte
• Rechtliche Hintergründe
• Praktische Umsetzung inkl. Leitfaden/Handlungsempfehlungen
• Sicherheitskonzept inkl. Risikoanalyse und technisch-organisatorische Maßnahmen
• Anwendungsbeispiele aus der Praxis: Scannen von Posteingängen und Bestandsakten

IT-Sicherheit (Andreas Hasenberg)

• Einführung – Die Bedrohung der IT Sicherheit ist real!
  • Aktuelle Situation, Einblicke in einen realen Cyberangriff, Angriffsszenarien
  • Rechtlicher Rahmen
  • BSI Gesetz, Was ist KRITIS
  • Informationssicherheitsverordnung im Protalverbund
• Organisatorische Aspekt (allg.)
  •  IT Sicherheitsbeauftragte
  • Organisationsregeln / Dienstanweisungen
  • Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden – Steigern der digitalen Kompetenz der MA
  • Organisatorische Maßnahmen
• IT Sicherheitsleitlinie
  • IT Sicherheitshandbuch
  • IT Notfallhandbuch inklusive klarer Rollendefinition
  • Nutzung von CERT
• Technische Maßnahmen
  • Begriffsbestimmungen (Ransomware, DMZ, Paketfilter, NAC, etc.)
  • BSI Grundschutz für Kommunen
  • ISMS
  • Wiederherstellung von Daten
  • Ist ein IRS (Incident Response Service) sinnvoll ?
  • Sollte man sich mit einem SOC (Security Operation Center) beschäftigen
• Gedanken zum Datenschutz
  • Im Rahmen eines Cyberangriffs
  • Im laufenden Betrieb beim Einsatz der Abwehrmaßnahmen (häufig Cloudbasiert)

Leistungen und Prozesse identifizieren und priorisieren (Max Korzen)

• Typisierung von Geschäftsprozessen aus E-Government-Sicht
• Strategische Alternativen der E-Government-Umsetzung
• Kurze Einführung in die Struktur, Methoden und Konzepte des FIM
• Der Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKA)
• Der kommunale Prozesskatalog
• Identifikation und Abgrenzung von Leistungen und Geschäftsprozessen Kriterien und Methoden zur Priorisierung von Prozessen
• Vorgehen zur Prozessdatenerhebung und Analyse

Prozesse erheben, modellieren und dokumentieren

• Einführung in die FIM-BPMN-Notation zur Prozessmodellierung
• Systematische Prozessbetrachtung: Prozesslandkarte und Wertschöpfungskette
• Das „Sichtenkonzept“ der Prozessmodellierung
• Abgrenzung von Prozessen, „Ende zu Ende – Betrachtung“
• Fachliche Architektur und Gliederung von Prozessmodellen
• Ableitung der Prozessgliederung aus gesetzlichen Grundlagen
• Vorgehen, Rollen und Ablauf der Prozessmodellierung
• Praxis: Modellierung des Prozessablaufdiagramms (Prozessfachmodell)
• Prozessdaten: Zweck, Erhebung und Auswertung
• Nutzen und Verwendung von FIM-Stammprozessen
• Verwaltung und Versionierung von Modellen, Aufbau eines Prozess-Repository

Prozesse optimieren und digitalisieren

• Begriffsbestimmung: Optimierung, Digitalisierung und Automation von Prozessen
• Die Prozess-Schwachstellenanalyse: Optimierungspotentiale identifizieren
• Optimierungsstrategien: Evolution oder Redesign von Prozessen?
• Prozessevolution: Vom IST-Prozess zum SOLL-Prozess, Entwicklungsschritte der Digitalisierung erkennen und gestalten
• Agile Prozessoptimierung: Einführung in Methoden des Process-Redesign und Design-Thinking
• Quantifizierung und Bewertung von Optimierungspotentialen
• Vom Soll-Prozess zum Lastenheft: Dokumentation von Anforderungen an die Soll-Prozessgestaltung und Digitalisierung

Prozesse managen und kontinuierlich verbessern

• Das Management-Konzept der Prozessorganisation
• Prozessportfolioanalyse
• Prozesssysteme erkennen und beschreiben
• Konzepte und Methoden zur Bestimmung von Prozessreife und Digitalisierungsgrad
• Prozesskennzahlen entwickeln
• Prozessleistung messen
• Methoden zur kontinuierlichen Prozessverbesserung
• Kontinuierliche Prozessverbesserung umsetzen
• Management von Prozess-Schnittstellen
• Prozessverantwortung organisatorisch implementieren

Das Verwaltungsdigitalisierungskonzept (Peter Klinger)

• Herangehensweise, Gliederung und Inhalte eines Verwaltungsdigitalisierungskonzeptes
• Abschlussdiskussion, Fragen und Antworten